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九思軟件的OA檔案系統架構本著“及時歸檔、合理分類、規范整理、安全保管、方便利用”的設計原則,將系統. . .

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匯仁檔案管理OA系統:以電子化推進企業信息化建設

       在企業推行檔案信息電子化是大勢所趨,規模企業為了提高效率都不可避免。九思軟件的OA檔案系統架構本著“及時歸檔、合理分類、規范整理、安全保管、方便利用”的設計原則,將系統分為采集、管理、利用、注銷四個部分,全方位提升企業檔案管理效率。

       匯仁集團有限公司創建于1992年,是一家按健康產業鏈拓展,產學研相結合,科工貿一體化,集成式發展的中國大型醫藥企業集團。匯仁集團研發事業部已于2004年遷至上海張江高科技園區內,主要從事中藥、化學藥、生物制劑、保健品的研究開發。

       這里九思軟件為匯仁集團設計了一款OA檔案信息管理系統,幫助實現企業檔案電子化進程。這款匯仁OA檔案管理系統規劃解決方案,我們有以下參考建議:

       檔案采集:檔案管理員可以根據企業需要,新增檔案類型,按部門或是用途對檔案進行分類儲存,如文書檔案、科技檔案、系統內文件等。然后將相應內容上傳至檔案管理內,便于后續統一管理。

       檔案管理:企業可根據檔案類型對檔案進行設置,如選擇檔案的檔案分類、案卷、檔案號、登記號、密級等。

       檔案使用:一般檔案的用途有文件檢索和查閱檔案兩種用途,有需求的員工根據提示完成檔案申請,待管理員審批后可以完成自己的目的。檔案統歸檔案管理員執行權限,所有申請、審批、歸還都會在后臺進行記錄,事后可審核查詢。

       檔案銷毀:檔案在設置時會登記相應保存期限,到了存儲期限后系統會發起消息提醒管理員檔案到期,如果檔案管理員沒有延長保存期限,檔案到期后會自動銷毀。

       九思OA檔案信息管理系統規劃方案的實施,以電子化的形式在對系統文件可進行收集、整理、同步歸檔的同時,極大節省了人員審核時間,改變了傳統檔案僅靠手工收集、整理的繁瑣。并且,在安全管理方面,檔案數據庫對文件、電子化內容的保管,安全級別更高,實行全庫歸檔模式運行,即使在遇到自然災害的情況下,仍能抵御外力。從而為企業建立全面的檔案管理體系,推進企業信息化建設。

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